1. OBJETIVO

CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN está comprometida con el manejo responsable de los datos personales. Por eso, y con el fin de dar cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, se promueve la presente política de manejo de datos personales de forma tal que se garantice un uso adecuado de los datos de cada titular. En esta política, CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN define los lineamientos generales que se tienen en cuenta a efectos de proteger los Datos Personales de los Titulares, la finalidad de la recolección de la información, los derechos de los Titulares, área responsable de atender las quejas y reclamos, así como los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información.

2. ALCANCE

La presente política aplica a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de la corporación, de esta forma su ámbito de aplicación, serán los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN, con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece, y siempre y cuando no se trate de información pública.

3. DIRIGIDO A

La presente política está dirigida a los titulares de datos personales que se encuentren en poder de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN. Esto incluye: usuarios, proveedores, contratistas, empleados, entre otros.

4. LINEAMIENTOS

4.1 DATOS DEL RESPONSABLE Y CANALES DE ATENCION

CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN
NIT 900.323.466-1
Domicilio: Medellín – Colombia
Dirección: Calle 67 No. 52 – 20 Piso 2 Torrea A
Teléfono: (4)516 77 70
Correo electrónico: rutan@rutanmedellin.org

4.2 INTRODUCCIÓN

A continuación, se presenta la política de recolección y tratamiento de datos personales de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN, de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN teniendo en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos, se permite formular la presente política con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que reciba y maneje.

El derecho al Hábeas Data de acuerdo con la ley es el que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y con él se garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal. En este sentido, CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN procede a definir estas políticas teniendo en cuenta que, para el desarrollo de su objeto, continuamente está recopilando y tratando datos personales.

En virtud de esta política CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN se compromete a hacer uso de los datos personales a que acceda, basándose en una política de privacidad y tratamiento de información personal, para la recolección, almacenamiento y desarrollo de cualquier actividad en la que se incluyan datos personales. Del mismo modo, CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN reconoce y respeta los derechos que cada usuario tiene de conocer, actualizar, rectificar y revocar de las bases de datos de la Corporación, sus datos personales.

4.3 DEFINICIONES

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. b) Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. c) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. d) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. e) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. f) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. g) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4.4 PRINCIPIOS

La política de manejo de datos personales de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN, se regirá por los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos personales se encuentra reglado mediante ley nacional y es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

4.5 FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS

CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN en el desarrollo de su objeto y sus relaciones con terceros, entiéndase por estos usuarios, empleados, proveedores, acreedores, entre otros; recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar los siguientes y que al aceptar esta política usted expresamente autoriza:

  • Mantener contacto con cada usuario para informarle acerca de eventos, servicios, programas, campañas y contenidos relacionados con las actividades que desarrolla para sus diferentes públicos, con el fin de mantener un vínculo cercano y confiable con cada uno.
  • Atender fines administrativos e informativos.
  • Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad, concursos.
  • Proveer información de eventos, servicios y logística de envíos de premios.
  • Direccionamiento, participación, coordinación, consolidación, organización, fomento, desarrollo, difusión y operación de la política y las actividades ciencia, tecnología, innovación y emprendimiento de base tecnológica.
  • Articulación de los actores del Sistema Regional de Ciencia, Tecnología e Innovación.
  • Promocionar los espacios propicios para el diseño y desarrollo de planes, programas y proyectos de CT+i que propicia.
  • Impulsar y comunicar la creación e implementación de instrumentos de financiación y fomento de proyectos de CT+i.
  • Efectuar la difusión y apropiación científica, tecnológica y de innovación, esto es, formación, información, publicación, divulgación y asesoría en ciencia, tecnología, innovación y negocios del conocimiento.
  • Prestar servicios científicos, tecnológicos y de innovación que se refieren a la realización de planes, programas, estudios, estadísticas y censos de ciencia, tecnología e innovación.
  • Elaborar proyectos de innovación que incorporen tecnología, creación, generación, apropiación y adaptación de la misma, así como la creación y el apoyo a unidades de empresarismo, parques tecnológicos y a empresas de base tecnológica, incluida su construcción, adecuación y asesoramiento en el funcionamiento.
  • Realizar búsquedas de un conocimiento más cercano con todos sus usuarios, proveedores, empleados y terceros vinculados.
  • Adelantar convenios, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  • Realizar actividades de georeferenciación y estudios estadísticos.
  • Enviar información sobre actividades desarrolladas por CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN o envío de información que se considere de interés a través de diferentes medios.
  • Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como a las autoridades competentes que así lo requieran.
  • Compartir con terceros que colaboran con CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN y que para el cumplimiento de sus funciones, deban acceder en alguna medida a la información, tales como proveedores de servicios de mensajería, agencias de publicidad, casas de cobranzas, fondos de pensiones y cesantías, entidades bancarias, entre otros.
  • Verificar datos a través de consulta a bases de datos públicas o centrales de riesgos y realizar consultas y reportes de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.
  • Ejecutar los contratos suscritos por CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN.
  • Soportar los procesos de auditoría de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN.
  • Desarrollar procesos de selección y contratación de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN.
  • Prevenir el fraude y otras actividades ilegales o prohibidas por las leyes de la Republica de Colombia y/o leyes internacionales.
  • Transferir los datos o información parcial o total a empresas y/o entidades afiliadas.
  • Cualquier otra finalidad de llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN y el Titular. En relación con lo anterior, CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN podrá ejecutar las siguientes acciones:

    I. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la Ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES CODIGO: MN-JUR-002 FECHA 21/01/2019 VERSION 2

    II. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.

    III. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.

    IV. Transferir los datos o información parcial o total a sus establecimientos de comercio, empresas y/o entidades afiliadas.

En algunas ocasiones podrá compartirse la información personal del Titular con sociedades vinculadas y/o con terceras empresas asociadas para llevar a cabo el desarrollo del objeto de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN, para el desarrollo de eventos promocionales o de divulgación de las actividades realizadas por ésta, también podrá compartirse información personal si CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN lo considera razonablemente necesario para protegerse, proteger a cualquiera de sus usuarios o el público en general. Con excepción de lo descrito anteriormente, CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN nunca revelará la Información personal de un Titular a ningún tercero para fines de marketing y/o publicidad, a menos que haya otorgado su consentimiento expreso para tales fines.

Entre la información que se reserva, se encuentra nombre, teléfono, celular, dirección, cédula de ciudadanía, dirección de correo electrónico, fecha de nacimiento, profesión entre otros; datos que son solicitados durante los procesos y diferentes actividades que desarrolla CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN.

Por otro lado, CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN registra con fines estadísticos, de medición, control y mejora en el rendimiento, la información referente a las acciones realizadas por sus usuarios. Entre ellas se encuentra y no se limita a las visitas a nuestros sitios web, incluyendo las visitas a las páginas, el tiempo permanecido en ellas, los enlaces seleccionados, los términos de búsqueda introducidos y cualquier otra acción que realice para conectarse a la página web de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN; el Protocolo de Internet (IP), tipo de navegador y lenguaje, los tiempos de acceso, el Identificador Uniforme de Recursos (URI) del sitio web desde el cual accedió a nuestro sitio y la URL que navega por fuera de nuestro sitio si selecciona un enlace a nuestro sitio.

Al recibir boletines de noticias o promociones por correo electrónico de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN, se almacena la información estadística, a través del uso de enlaces personalizados o tecnologías similares, para determinar si el correo electrónico fue abierto y cuáles fueron las selecciones de los enlaces. Estos datos son utilizados para ayudar a determinar el uso y eficiencia en nuestras comunicaciones y mejorarlas constantemente para lograr enviar información a los usuarios que se adecue a sus preferencias y necesidades.

4.6 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN realizará operaciones que incluyen recolección de datos, su almacenamiento, uso, circulación y/o supresión.

Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política.

De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello.

4.7 DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN de datos personales tanto de usuarios, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN sostenga relaciones comerciales y laborales, deberá tener en cuenta los derechos que le asisten a ese titular de los datos, los cuáles se enuncian a continuación:

a) Conocer, actualizar, rectificar y consultar sus datos personales en cualquier momento frente a CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN o Encargados del Tratamiento de datos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN, o cualquier otra que suscriba el titular de los Datos Personales para tal efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento de datos de conformidad con la ley.

c) Ser informado por CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que se le ha dado a los mismos.

d) Presentar ante la Autoridad Competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, para hacer valer su derecho al Habeas Data frente a la compañía.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.

f) Acceder en forma gratuita a los Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento, para la cual la compañía se encarga de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los titulares de datos personales debidamente otorgadas.

4.8 CASOS EN LOS CUALES CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN NO REQUIERE AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS QUE TENGA EN SU PODER.

  • Cuando la información sea solicitada a CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN por una entidad pública o administrativa que esté actuando en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
  • Cuando se trate de eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
  • En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para cumplir con fines históricos, estadísticos y científicos.
  • Cuando se trate de datos relacionados con el registro civil de las personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

4.9 A QUIÉNES SE LES PUEDE ENTREGAR INFORMACIÓN POR PARTE DE CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN SIN NECESIDAD DE CONTAR CON AUTORIZACIÓN DE LOS TITULARES DE LOS DATOS

  • A los titulares de los datos, sus herederos o representantes en cualquier momento y a través de cualquier medio cuando así lo soliciten a CORPORACIÓN RURA N MEDELLÍN.
  • A las entidades judiciales o administrativas en ejercicio de funciones que eleven algún requerimiento a la compañía para que le sea entregada la información.
  • A los terceros que sean autorizados por alguna Ley de la República de Colombia.
  • A los terceros a los que el Titular del dato autorice expresamente entregar la información y cuya autorización sea entregada a CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN.

4.10 CANAL DE COMUNICACIÓN PARA LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Si el Titular desea que CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN lo retire de sus bases de datos, lo debe manifestar de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito, al correo electrónico: rutan@rutanmedellin.org o puede solicitar una comunicación telefónica, enviando su número de contacto a ese mismo correo. De no manifestar su interés de retirarse de las bases de datos, se habilitará a CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN a continuar el tratamiento de los mismos, acorde con lo establecido en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización deberán ser dirigidas al correo ya indicado.

Todas y cada una de las consultas o quejas deberán ser puestas en un texto electrónico o en una comunicación física, es decir, se excluye la posibilidad de formular una consulta o queja de manera verbal o telefónica.

Una vez recibida por CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN, la consulta o queja, será radicada en la fecha, día y hora de su recepción y se le aplicarán los términos de respuesta y los procedimientos consignados por la Ley 1581 de 2012.

4.11 AUTORIZACIÓN

Para el tratamiento de los datos personales por parte de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN, se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley.

CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa la finalidad con la que se recauda el dato personal, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los derechos del titular y medios a través de los cuales puede ejercerlos.

CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN conservará la prueba de dichas autorizaciones de forma adecuada, respetando los principios de confidencialidad y privacidad de la información.

En caso que CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN cambie significativamente la declaración aquí presentada o la forma en que utiliza su Información personal, esto será publicado mediante un aviso antes de la aplicación de las nuevas condiciones. Todos los términos modificados entran en vigor automáticamente cinco (5) días después de la aparición de un aviso en nuestro sitio web.

4.12 PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN, pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorizar otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos:

a) Procedimiento para solicitar prueba de autorización otorgada

La solicitud se radicará a través de los datos de contacto aquí mencionados, indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta. Recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, dentro de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

b) Procedimiento para actualizar información

El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo tratamiento por parte de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN o el Encargado del Tratamiento podrá enviar la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin como lo son el sitio Web o correo electrónico del área encargada del Tratamiento de Datos Personales.

c) Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones

Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente:

  • La solicitud deber ser presentada a través de los datos de contacto aquí mencionados, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y si fuere el caso, acompañando los documentos de soporte que se quieran hacer valer. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la misma.
  • En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  • Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a cinco (5) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida.
  • El término máximo para atender la solicitud será de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Resulta indispensable advertir que la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización, no procederá cuando Titular tenga un deber legal o contractual con CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN.

4.13 OBLIGACIONES DE CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN

CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN reconoce que los datos personales son propiedad de los titulares de los mismos y que únicamente tales personas podrán decidir sobre éstos. En este sentido, hará uso exclusivo para aquellas finalidades para las que sea facultado en los términos de la ley y en aras de lo anterior se permite informar los deberes que asume en su calidad de responsable del tratamiento:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos.

b) Buscar el medio a través del cual obtendrá la autorización expresa por parte del titular de los datos para realizar cualquier tipo de tratamiento y conservar copia de dicha autorización.

c) Informar de manera clara y expresa a sus usuarios, empleados, proveedores y terceros en general de quienes obtenga datos, el tratamiento al cual serán sometidos los mismos, la finalidad de dicho tratamiento y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. Para ello, CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN deberá diseñar la estrategia a través de la cual para cada evento, mecánica o solicitud de datos que se realice, informará a los mismos el respectivo tratamiento de que se trate. Algunos de estos medios puede ser el envío de correos electrónicos, mensajes de texto, diligenciamiento de formatos físicos, a través del sitio Web de rutanmedellin.org, entre otros.

d) Informar a los titulares de los datos para cada caso, el carácter facultativo de responder y otorgar la respectiva información solicitada.

e) En todos los casos en los que se recopilen datos, se deberá informar los derechos que le asisten a todos los titulares respecto a sus datos.

f) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

g) Informar la identificación, dirección física o electrónica y teléfono de la persona o área que tendrá la calidad de responsable del tratamiento.

h) Garantizar en todo tiempo al titular de la información, el pleno y efectivo ejercicio del derecho al hábeas data y de petición, es decir, la posibilidad de conocer la información que sobre él exista o repose en el banco de datos, solicitar la actualización o corrección de datos y tramitar consultas, todo lo cual se realizará por conducto de los mecanismos de consultas o reclamos previstos en el presente manual.

i) Conservar con las debidas medidas de protección, los registros de datos personales almacenados para impedir su deterioro, pérdida, alteración, uso no autorizado o fraudulento y realizar periódica y oportunamente la actualización y rectificación de los datos, cada vez que los titulares de los mismos le reporten novedades o solicitudes.

j) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

k) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.

l) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

m) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en el presente Manual.

n) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

o) Tramitar las consultas, reclamos y solicitudes formulados en los términos señalados en la Ley o en el presente Manual.

p) Adoptar un Manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas, reclamos y solicitudes.

q) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la solicitud y no haya finalizado el trámite respectivo.

r) Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.

s) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

t) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

4.14 PERIODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN tendrán un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para el cual se autorizó su tratamiento o en su defecto veinte (20) años.

4.15 MECANISMOS DE PROTECCIÓN Y PRIVACIDAD DE SU INFORMACIÓN PERSONAL CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN

CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN se compromete a conservar la información y su contenido, de manera estrictamente confidencial y almacenada en servidores que cumplen con los estándares de seguridad necesarios para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento y así garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data. Como usuario, proveedor de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN dispondrá en todo momento de los derechos de información, rectificación y cancelación de sus datos personales.

Toda la información almacenada por CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN es administrada con absoluta confidencialidad y conforme lo dispone la legislación vigente en Colombia y el código ético interno de la entidad, incluyendo en su tratamiento todas las medidas de seguridad que se exponen más adelante, sin perjuicio de lo anterior en caso que se encuentre registrado, es su responsabilidad mantener su contraseña de manera confidencial.

CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN ha adoptado medidas de seguridad razonables para proteger la información de los titulares e impedir el acceso no autorizado a sus datos o cualquier modificación, divulgación o destrucción no autorizada de los mismos.

El acceso a los datos personales está restringido con privilegios de acceso y contraseña a aquellos empleados, contratistas, representantes y agentes encargados del tratamiento de los datos y que necesitan conocer los mismos para desempeñar sus funciones y desarrollar el objeto de la entidad.

CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN no permite el acceso a la información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del titular de los datos o personas legitimadas, de conformidad con la normatividad nacional.

No obstante, lo anterior, CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN no será responsable por ataques informáticos y en general cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales e información diferente a estos, contenida en sus equipos informáticos o en aquellos contratados con terceros.

CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN hace todo lo posible para que este sitio web y todas las herramientas de recolección y almacenamiento de datos sean seguras, pero es necesario que el titular se abstenga de: (i) crear cuentas para otras personas sin su autorización; (ii) compartir su usuario de acceso y contraseña; (iii) permitir el acceso de su cuenta por terceras personas; (iv) remitir información que no sea estrictamente necesaria para las finalidades contempladas en la presente política o de terceras personas sin su autorización; (v) suministrar información falsa, incorrecta o desactualizada.

CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.

CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN procederá́ de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será́ administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

4.16 INFORMACIÓN PERSONAL DE MENORES DE EDAD

Es también deber de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN informarle acerca del uso y tratamiento responsable y la protección de los datos de los menores, niños, niñas y adolescentes, para lo cual se dará aplicación a la siguiente normatividad:

Artículo 7°. Derechos de los niños, niñas y adolescentes. En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás. El Gobierno Nacional reglamentará la materia, dentro de los seis (6) meses siguientes a la promulgación de esta ley.

Artículo 12. Requisitos especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes. El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo establecido en el artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y cuando dicho Tratamiento cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

2. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

De acuerdo con la Corte Constitucional Colombiana los datos personales de los menores de 18 años, pueden ser tratados, siempre y cuando no se ponga en riesgo la prevalencia de sus derechos fundamentalese inequívocamente responda a la realización del principio de su interés superior, sin perjuicio del cumplimiento de lo anterior, la recopilación y cualquier uso de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases de datos de CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN o que se soliciten, requieren la autorización expresa del representante legal del niño, niña o adolescente, representantes estos a quienes CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN facilitará la posibilidad de que puedan ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus tutelados.

Si el Titular tiene menos de 18 años de edad, se solicita que no ingrese ningún tipo de información personal a través de nuestra web sin el consentimiento expreso y la participación de un padre o tutor.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y decretos relacionados.

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y decretos relacionados.

4.17 PERIODO DE VIGENCIA DE PRESENTE POLÍTICA

La presente política rige a partir de su promulgación y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar previamente.

4.18 MODIFICACIÓN Y/O ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

CORPORACIÓN RUTA N MEDELLÍN informa que cualquier cambio sustancial a la presente política se comunicará oportunamente a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto.